Begin met één proces en vier weken:
- Week één: kijk mee op de werkvloer en kies een taak die dagelijks veel tijd kost. Beschrijf het proces as-is en waar de bottlenecks zitten.
- Week twee: beschrijf hoe de taak efficiënter kan worden uitgevoerd. Wees zo gedetailleerd mogelijk. Stel heldere KPI's vast en bouw daarna, met een partner, de eenvoudigste versie.
- Week drie en vier: laat het team ermee werken en check of de KPI's gehaald worden.
Daarna weet je of de AI-implementatie werkt, hoe snel je organisatie kan veranderen en waar de weerstand zit. Dat is al meer dan de meeste AI-programma's na achttien maanden kunnen zeggen.
Het meekijken is de stap die vrijwel iedereen overslaat en die het meeste inzicht oplevert. Ga twintig minuten naast iemand zitten en laat ze hardop vertellen wat ze doen. Je ziet dan dingen die in geen enkel handboek staan: het Excelletje ernaast, het kopiëren tussen twee systemen, de vijf minuten zoeken voor elke mail die de deur uit gaat. Dat meekijken doe je niet voor de gezelligheid: wat je daar ziet bepaalt welk proces je kiest.
Twee waarschuwingen uit de praktijk. Spreek voordat je gaat bouwen KPI's af, bijvoorbeeld de doorlooptijd van een offerte of hoe snel een klant antwoord krijgt. Zonder die afspraak is elke uitkomst achteraf wel aardig, en leert niemand iets. Tot slot, laat werk dat eigenlijk niet zou moeten bestaan met rust: AI maakt een slecht proces alleen maar sneller. Niet beter.
Werkt je oplossing na vier weken? Dan breid je uit en neemt je eigen team het over. Werkt het niet, dan heb je waarschijnlijk een heel goed idee waarom dat zo is.