In marketing en administratie levert AI veel op bij de voorbereiding van werk:
- conceptteksten schrijven voor vier kanalen uit één campagne-idee
- een conceptofferte maken inclusief een verwijzing naar de brongegevens
- inkomende facturen die worden herkend, geanalyseerd en waar mogelijk aangevuld voor je boekhoudsysteem
In al deze processen houdt idealiter een mens de eindcontrole, zodat er niets ongezien naar je klant of de boekhouding gaat.
Hoe pak je dat aan
Kies één taak waar het dagelijks wringt en zet op papier welke stap AI kan doen en welke stap de mens moet blijven doen. Die procesbeschrijving zorgt voor een scherp inzicht in hoe iets precies werkt. Je zult zien dat zo'n systeembeschrijving veel inzicht geeft in wat en hoe te automatiseren. Het gevolg: de AI schrijft de conceptofferte in minuten en zet de bronnen erbij; jij controleert, past aan en geeft akkoord. Of: AI schrijft de campagnetekst voor LinkedIn, mail en site op basis van het oorspronkelijke campagne-idee en de huisstijlregels; de marketeer bewaakt de boodschap. Een laatste voorbeeld: AI leest inkomende facturen, corrigeert waar mogelijk, vraagt om extra info waar nodig, en zet ze klaar waarna de administratie inboekt. Die verdeling op papier, de procesbeschrijving, is belangrijker dan welk programma je kiest, want in het proces leg je vast waar de controle zit. Voor persoonlijk werk zoals mails, verslagen en samenvattingen volstaat een simpel AI-abonnement en is elk maatwerk meestal zonde van je geld.
Laat het systeem vier weken draaien en spreek vooraf de KPI's af, bijvoorbeeld de doorlooptijd van een offerte. Gaat het sneller zonder dat de kwaliteit slechter wordt, dan breid je uit. Zo niet, dan weet je precies waar het wringt, en ook dat is winst.